'Ik houd graag de vaart erin bij vergaderingen'

Waar hebben jullie dit keer over vergaderd?

‘We zijn druk bezig ons huishoudelijk reglement te actualiseren, dus daar hebben we tijdens de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering over vergaderd. Dat is nodig omdat we ons twee jaar geleden hebben aangesloten bij het Samenwerkingsverband Filatelie, omdat ons vorige verband stopte. We hadden nog geen statuten en huishoudelijk reglement, want dat was niet vereist. Nu moeten we die wel hebben en dus hebben we vergaderd over het huishoudelijk reglement voor veilingen en rondzendingen en over criteria voor onderscheidingen. Verder hebben we onze voorgenomen activiteiten doorgenomen. Het eerste weekend van april zouden we met onze kraam op 'Kom in de Kas 2020' staan, maar vanwege het coronavirus is dat weekend afgelast. Wel zijn we op 27 april aanwezig bij de verzamelruilbeurs van een grote amateurvolkstuinvereniging, waar we met ruiltafels staan en waar we Westlands mooiste postzegels promoten. Verder was er een kleine veiling en zijn er ruim vijftig kavels per opbod verkocht. Tot slot: ik complimenteer onze leden altijd graag tijdens vergaderingen. Het is heel fijn dat we zoveel actieve leden hebben, zodat niet alles op het bestuur aankomt. Ik vraag regelmatig iemand om een taak op zich te nemen en nog nooit heb ik een 'nee' gehoord.

Hoe vaak en hoe lang vergaderen jullie?

‘Als vereniging hebben we tien contactavonden. Een daarvan is tegelijk de Algemene Ledenvergadering. Daarnaast zijn er vier bestuursvergaderingen, een stuk of tien overige vergaderingen en een aantal bijeenkomsten met andere verenigingen. We vergaderen altijd zo kort mogelijk: ik houd niet van geleuter. Deze vergadering duurde bijvoorbeeld maar drie kwartier. Iedereen moet zijn zegje kunnen doen, maar ik houd graag de vaart erin. Bijna de helft van onze negentig leden was aanwezig. We hebben helaas veel zieken, dat hangt samen met de grijze haren bij een postzegelvereniging. De bestuursvergaderingen duren langer dan de Algemene Ledenvergaderingen, meestal ruim drie uur. Tijdens de contactavonden is er meestal ook een lezing over een interessant onderwerp, bijvoorbeeld het afstempelen van postzegels.’

Wat was uw inbreng tijdens deze vergadering?

‘Ik zorg ervoor dat iedereen zijn zegje kan doen. Ook houd ik in de gaten dat we ons aan de statuten houden en geef ik de zaken keurig weer zodat de secretaris alles goed kan opnemen in de notulen.

De veiling leid ik niet, daar hebben we een veilingmeester voor. Dat is een persoon met veel kennis van zaken: hij is eerder voorzitter van onze vereniging geweest en heeft veertig jaar tot in z’n knieën in de postzegels gestaan.’

Welke vergadering vergeet u nooit meer?

‘De vergadering op 20 november 2009 blijft mij bij, ik weet de datum nog precies. Ik was als secretaris en plaatsvervangend voorzitter net nieuw in het bestuur, toen de toenmalige voorzitter aangaf ziek te zijn en mij vroeg op zoek te gaan naar een nieuwe voorzitter. Binnen drie maanden was hij overleden. Omdat ik niemand kon vinden voor de voorzittersrol, ben ik uit nood zelf voorzitter geworden en hebben we wat geschoven met bestuursfuncties.’

Wilt u ook met de vergadering van uw (vrijwilligers)werk, kerk, vereniging of stichting in de krant? Mail naar meedenken@nd.nl.